WKS KI Plattform (VER)

Stand: August 2026 | Version 1.0 Diese Anleitung wird bei Änderungen an der Plattform (z. B. neue Assistenten, geänderte Limits, zusätzliche Funktionen) aktualisiert.

Das Wichtigste in Kürze

Adresse: https://chat.wksbern.ch - Anmeldung mit Ihrem WKS-Konto (Microsoft 365).
Zugang: zurzeit für Mitarbeitende, Lehrpersonen und Referierende. Lernende und Teilnehmende haben noch keinen Zugang.
Alle Assistenten laufen zurzeit in der Schweiz (Infomaniak) und sind datenschutzkonform. Claude (Anthropic) folgt in einer späteren Phase.
Grundregel: Keine vertraulichen Personen- oder Firmendaten (Klassifizierung «Vertraulich» und «Geheim») - und Personendaten immer anonymisieren.
Dateien: Über «Für Dateisuche hochladen» mitgeben - Antworten enthalten dann Quellen-Zitate.
Faktenprüfung ist Pflicht: KI-Ergebnisse müssen geprüft werden, bevor sie weiterverwendet werden.
Guthaben: 50 Millionen Tokens (ungefähr CHF 50.-), alle 30 Tage automatisch erneuert.

1. Was ist die WKS KI Plattform?

Die WKS KI Plattform ist der schuleigene Zugang zu KI-Sprachmodellen (technische Basis: LibreChat). Sie ist für interne Lehr- und Verwaltungszwecke bestimmt und steht Mitarbeitenden, Lehrpersonen und Referierenden der WKS KV Bildung zur Verfügung.

Wo sind meine Daten?

Ihre Chats und hochgeladenen Dateien werden auf einem Server der WKS gespeichert.
Ihre Eingaben werden zur Beantwortung an den Modellanbieter übermittelt - zurzeit ausschliesslich Infomaniak (Schweiz), datenschutzkonform.
Chat-Titel werden automatisch erzeugt.
Chats sind in der Anwendung nur für Ihr Konto einsehbar. Administratoren können Chat-Inhalte technisch einsehen, wenn dies für Support, Fehlerbehebung oder Sicherheitsprüfungen erforderlich ist. Vertrauliche Daten haben deshalb auch hier nichts zu suchen.

Datenschutz: die Datenklassifizierung der WKS

Was auf die Plattform darf, richtet sich nach der Datenklassifizierung aus dem Informationssicherheits-Reglement:

Stufe	Klassifizierung	Beispiele aus dem Verwaltungsalltag	Auf der Plattform?
0	Öffentlich	Ferienplan, allgemeine Schulinformationen, Kommunikation für die Öffentlichkeit, Anleitungen, AGB, Werbung	✓
1	Intern	Konzepte, Prozesse, Sitzungsprotokolle ohne Personenbezug; Klassenlisten mit Adressen und Kontaktangaben, Stundenpläne mit Namen	✓ - Personendaten nur anonymisiert
2	Vertraulich	AHV-Nummern, HR-Dokumente, Arztzeugnisse, Entschuldigungsschreiben, Absenzenlisten, disziplinarische Massnahmen, Angaben zu polizeilichen Ermittlungen und Strafverfahren, religionsbezogene Angaben, Zeugnisse und Notenlisten, Sitzungsprotokolle mit Personenbezug, Bild- und Tonaufnahmen von Personen, Verträge, Finanzdaten, Bonitätsauskünfte	✗ nie
3	Geheim	Daten, deren Bekanntwerden Leib, Leben oder Freiheit gefährdet	✗ nie

Daraus folgen drei Regeln, die für Chats, hochgeladene Dateien und die M365-Anbindung gleichermassen gelten:

Keine vertraulichen Personen- oder Firmendaten (Stufen 2 und 3) eingeben oder hochladen - bei keinem Assistenten.
Personendaten generell anonymisieren. Nicht anonymisierte Personendaten dürfen weder eingegeben noch hochgeladen werden. «[Name]» und «[Adresse]» schreiben und die echten Angaben erst im fertigen Text einsetzen.
Ausnahmen gibt es nur über die Datenschutzverantwortlichen der WKS: KI-Systeme, die auch für vertrauliche Daten genutzt werden dürfen, werden von ihnen explizit freigegeben und kommuniziert.

2. Anmelden

https://chat.wksbern.ch öffnen.
«Login mit WKS-Konto» wählen und mit Ihrem Microsoft-365-Konto der Schule anmelden. Eine separate Registrierung mit E-Mail und Passwort gibt es nicht.
Beim ersten Login erscheinen die Nutzungsbedingungen. Sie müssen akzeptiert werden, bevor Sie chatten können.

Ihre Rolle und die damit verbundenen Funktionen kommen automatisch aus Ihrem WKS-Konto und werden bei jedem Login aktualisiert. Fehlt eine Funktion, hilft meist ein Ab- und erneutes Anmelden (siehe Kapitel 12).

3. Den richtigen Assistenten wählen

Oben im Chat wählen Sie den Assistenten. Die Auswahl ist bewusst kuratiert; eine direkte Modellauswahl gibt es nicht. Alle Assistenten laufen zurzeit bei Infomaniak in der Schweiz.

Assistent	Wofür geeignet
Alltag (Standard)	Die meisten Aufgaben: Mails und Briefe entwerfen, Texte umformulieren, zusammenfassen, übersetzen, Notizen strukturieren, Tabellen aufbauen.
Komplexe Aufgaben	Anspruchsvollere, mehrstufige Aufgaben und umfangreiche Dokumente: lange Reglemente oder Berichte auswerten, mehrere Dokumente vergleichen, Prozessbeschreibungen erarbeiten. Antworten sind besonders sorgfältig und durchdacht.
WKS Lerncoach	Lernbegleiter, konzipiert für den späteren Zugang der Lernenden. Für Verwaltungsaufgaben nicht relevant.
Agents	Zeigt zusätzliche Assistenten, die mit Ihnen geteilt wurden - z. B. für einen bestimmten Verwaltungsprozess erstellt.

Faustregel: Im Zweifel Alltag. Komplexe Aufgaben, wenn das Resultat Sorgfalt braucht oder das Material lang ist.

Geplant: In einer späteren Phase kommt mit «Kommerziell (Claude)» ein Assistent von Anthropic dazu - leistungsstärker, aber mit Datenverarbeitung ausserhalb der Schweiz (USA/EU). Für ihn gelten dann zusätzliche Einschränkungen; diese Anleitung wird entsprechend ergänzt.

4. Chatten: Grundlagen

Neuer Chat: Symbol oben in der linken Seitenleiste. Starten Sie für jedes neue Thema einen neuen Chat - das verbessert die Antworten und spart Guthaben.
Senden: Enter. Zeilenumbruch: Shift + Enter.
Folgefragen: Der Assistent kennt den bisherigen Verlauf des Chats. Sie können nachfragen, korrigieren oder Änderungen verlangen («kürzer», «formeller», «als Tabelle», «auf Französisch»).
Chat-Verlauf: Alle Chats stehen in der linken Seitenleiste. Sie können sie umbenennen, löschen und über das Suchfeld durchsuchen.
Faktenprüfung ist Pflicht: Sprachmodelle formulieren überzeugend - auch wenn sie falsch liegen. Gemäss Reglement müssen KI-Ergebnisse geprüft werden, bevor sie verbreitet oder als Entscheidungsgrundlage verwendet werden. Erfundene Fristen, Beträge, Artikelnummern oder Rechtsgrundlagen kommen vor.

Tipps für gute Anfragen

Je konkreter die Anfrage, desto brauchbarer das Ergebnis. Nennen Sie:

Zweck und Empfänger: «Antwort an eine Lehrperson», «Mitteilung an alle Lernenden des 1. Lehrjahrs», «Brief an einen Lehrbetrieb»
Ton: «freundlich, aber bestimmt», «neutral-sachlich», «Sie-Form»
Form und Umfang: «max. 120 Wörter», «mit Betreffzeile», «als Tabelle mit den Spalten Datum, Anlass, Verantwortlich»
Material: Stichworte, den Ausgangstext oder ein Dokument mitgeben (Kapitel 5)

Beispiel:

Formuliere aus folgenden Stichworten eine Antwort des Sekretariats auf eine Anfrage zu den Anmeldefristen für die Weiterbildung. Freundlich, Sie-Form, max. 120 Wörter, Grussformel «Freundliche Grüsse». Stichworte: Anmeldung bis 30. September, Bestätigung per Mail innert 5 Arbeitstagen, Nachmeldungen nur bei freien Plätzen.

Und als Folgefrage: «Dasselbe auf Französisch.»

5. Dateien mitgeben: Dateisuche mit Quellen-Zitaten

Sie können eigene Dokumente in einen Chat einbinden und Fragen dazu stellen. Der Weg dafür ist die Dateisuche:

Im Eingabefeld das Anhang-Symbol wählen.
«Für Dateisuche hochladen» wählen und die Datei(en) auswählen.
Frage stellen. Der Assistent sucht die passenden Stellen im Dokument und antwortet mit Quellen-Zitaten, die auf die Fundstelle verweisen.

Was passiert mit meiner Datei?

Die Datei wird auf dem WKS-Server gespeichert und für die Suche aufbereitet. Diese Aufbereitung (Indexierung) läuft bei Infomaniak in der Schweiz.
Gescannte PDFs und Bilder werden per Texterkennung (OCR) lesbar gemacht - für Deutsch, Englisch und Französisch.
Bei jeder Frage werden in der Regel nur die passenden Textstellen an den Assistenten übermittelt, nicht das ganze Dokument.
Dateien werden bewusst nicht direkt an den Modellanbieter geschickt; die Dateisuche ist der vorgesehene Weg.
Urheberrechtlich geschützte Dokumente (z. B. Periodika, Verlagsinhalte, lizenzierte Vertragsvorlagen) dürfen nicht in die Dateisuche hochgeladen werden. Verwenden Sie für das Hochladen ausschliesslich Eigenmaterial oder frei verfügbare Inhalte.

Formate: PDF, Word, Excel, PowerPoint (neue und alte Formate), Text/Markdown, Bilder, JSON, EPUB.

Limits pro Chat: 15 Dateien, 75 MB pro Datei, 150 MB insgesamt.

Beispiele aus der Verwaltung:

Reglement, Weisung oder Prüfungsordnung hochladen → «Was gilt bei unentschuldigten Absenzen? Mit Angabe des Artikels.»
Handbuch oder Prozessbeschreibung hochladen → Schritt-für-Schritt-Anleitung für einen Teilprozess erstellen lassen
Langes Protokoll ohne Personenbezug oder einen Bericht hochladen → Beschlüsse und Pendenzen herausziehen lassen
Alte und neue Version eines Dokuments hochladen → Unterschiede auflisten lassen

Datenschutz beim Hochladen: Die Klassifizierung (Kapitel 1) gilt auch für Dateien. Nicht hochladen: HR-Dokumente, Arztzeugnisse, Absenzenlisten, Verträge, Finanzdaten, Bonitätsauskünfte, Sitzungsprotokolle mit Personenbezug oder Verfahrensakten. Reglemente, Handbücher und Prozessbeschreibungen sind unkritisch.

6. Web-Suche

Für aktuelle Informationen können Sie die Web-Suche im Chat einschalten (Schaltfläche beim Eingabefeld). Der Assistent leitet aus Ihrer Frage Suchanfragen ab, liest die gefundenen Seiten und fasst sie mit Quellenangaben zusammen.

Die Suche läuft über eine von der WKS betriebene Suchmaschine, die Suchanfragen anonymisiert an öffentliche Suchdienste weitergibt. SafeSearch ist aktiv.
Formulieren Sie Suchanfragen ohne Namen von Personen.
Web-Ergebnisse prüfen: Der Assistent bewertet die Verlässlichkeit einer Quelle nicht für Sie. Bei Rechts- und Fristfragen die amtliche Originalquelle aufrufen.

7. Praktische Funktionen

Memories - der Assistent merkt sich Fakten über Sie

Der Assistent kann sich Angaben über Sie merken (z. B. «arbeitet im Sekretariat Weiterbildung», «schreibt Briefe in der Sie-Form mit Grussformel ‹Freundliche Grüsse›») und in späteren Chats berücksichtigen.

Alle gespeicherten Memories sind im Seitenpanel einsehbar, editierbar und löschbar.
Die Funktion lässt sich in den Einstellungen vollständig abschalten.
Memories sind persönlich und nur für Ihr Konto wirksam.

Prompts - Textbausteine und Vorlagen

Wiederkehrende Anfragen speichern Sie als Prompt-Vorlage (Seitenpanel «Prompts»). Das eignet sich für Textbausteine: zum Beispiel eine Vorlage «Antworte im Namen des Sekretariats, freundlich, Sie-Form, max. 120 Wörter, mit Grussformel», an die Sie jeweils nur noch die konkrete Anfrage anhängen. Gespeicherte Prompts rufen Sie im Eingabefeld mit «/» auf.

M365-Anbindung - Zugriff auf Ihre Microsoft-365-Daten

Der Assistent kann auf Ihre eigenen Microsoft-365-Daten zugreifen: Mail, Kalender, OneDrive, Teams und mehr.

Nur lesend. Der Assistent kann nichts senden, ändern oder löschen - keine Mail verschicken, keinen Termin eintragen.
Der Zugriff erfolgt mit Ihrem eigenen Login; der Assistent sieht genau das, was Sie selbst sehen dürfen.
Die Anbindung muss im Chat aktiv eingeschaltet werden (Werkzeug-Auswahl beim Eingabefeld).
Beispiele: «Welche Mails von heute Vormittag brauchen eine Antwort?», «Wo habe ich diese Woche noch ein freies Zeitfenster von einer Stunde?», «Finde in meinem OneDrive die Vorlage für Kursbestätigungen».
Datenschutz: Inhalte, die der Assistent aus M365 liest, gelten wie eine Eingabe - die Klassifizierung und die Anonymisierungspflicht (Kapitel 1) gelten also auch hier. Lassen Sie keine Postfächer oder Ordner auswerten, in denen vertrauliche Inhalte liegen (z. B. Personal- oder Absenzenwesen, Vertrags- und Finanzunterlagen).

Artefakte - Vorschau von HTML und Code

Lässt man den Assistenten HTML erzeugen (z. B. eine formatierte Übersicht oder ein einfaches Formular), zeigt der Chat eine interaktive Vorschau davon an.

8. Anwendungsbeispiele aus der Verwaltung

Aufgabe	So gehen Sie vor
Mail oder Brief entwerfen	Stichworte, Empfänger und Ton angeben (Kapitel 4). Namen durch Platzhalter ersetzen und erst im fertigen Text einsetzen.
Text übersetzen (FR/EN/IT)	Text einfügen, Zielsprache und Register angeben («formell», «für Lernende»). Übersetzungen mit Fristen oder Beträgen gegenlesen.
Sitzungsnotizen zu einem Protokoll machen	«Strukturiere diese Notizen als Protokoll mit Traktanden, Beschlüssen und Pendenzen (wer, bis wann).» Nur für Sitzungen ohne Personenbezug - Protokolle mit Personenbezug sind vertraulich (Stufe 2).
Rundschreiben oder Bericht zusammenfassen	Dokument per Dateisuche hochladen, «in fünf Punkten zusammenfassen» - oder Text direkt einfügen.
Reglement nachschlagen	Reglement per Dateisuche hochladen und konkret fragen; das Zitat am Original prüfen (Kapitel 5).
Text in eine Tabelle bringen	«Erstelle aus diesem Text eine Tabelle mit den Spalten …» - Ergebnis lässt sich in Excel einfügen.
Excel-Formel oder Word-Funktion erklären lassen	Beschreiben, was die Formel tun soll; der Assistent liefert Formel und Erklärung. Keine echten Daten nötig.
Überblick über Mails und Termine	M365-Anbindung einschalten (Kapitel 7); keine Postfächer mit vertraulichen Inhalten auswerten lassen.

9. Guthaben & faire Nutzung

Jedes Konto hat ein Guthaben in Tokens. Als Mitarbeitende der Verwaltung erhalten Sie 50 Millionen Tokens; alle 30 Tage werden automatisch wieder 50 Millionen gutgeschrieben.

Was ist ein Token? Ein Wortbestandteil. Grob gerechnet entspricht eine A4-Seite Text rund 1'000 Tokens. Das Guthaben ist für den normalen Gebrauch grosszügig bemessen.
Was verbraucht Guthaben? Ihre Eingaben, die Antworten und alles, was mitgeschickt wird: In einem langen Chat wird bei jeder Nachricht der ganze bisherige Verlauf erneut verarbeitet; bei der Dateisuche kommen die gefundenen Textstellen dazu. Aufwendigere Assistenten verbrauchen pro Wort mehr Guthaben als «Alltag».
Sparsam arbeiten: Für neue Themen einen neuen Chat starten. Für einfache Aufgaben «Alltag» wählen. Nur die Dokumente hochladen, die für die Frage gebraucht werden.
Guthaben einsehen: Im Benutzermenü unten links.
Aufgebraucht? Das Guthaben erneuert sich automatisch. Bei begründetem Mehrbedarf wenden Sie sich an den IT-Support.

10. Spielregeln für die KI-Nutzung

Diese Regeln stammen aus dem Informationssicherheits-Reglement (Kapitel 11) und gelten für jede KI-Nutzung - auf der Plattform und ausserhalb:

Faktenprüfung ist Pflicht. KI-Ergebnisse müssen geprüft werden, damit keine Falschinformationen verbreitet oder als Entscheidungsgrundlage verwendet werden. Verbindliche Auskünfte zu Fristen, Gebühren und Rechtsfragen nie allein auf eine KI-Antwort stützen.
Auf Verzerrungen achten. KI-Modelle können diskriminierende, beleidigende oder voreingenommene Inhalte produzieren. Ergebnisse darauf prüfen oder solche «Biases» bereits im Prompt ausschliessen.
Kennzeichnungspflicht. Zu 100 % KI-generierte Inhalte sind als solche zu kennzeichnen und transparent zu machen, z. B. «Dieser Text wurde von einem Chat-Assistenten generiert.»
Verboten: KI-Inhalte (z. B. Deepfakes) für illegale Zwecke wie Mobbing oder Betrug zu erstellen, zu verwenden oder zu verbreiten.
Urheberrecht bei externen KI-Tools: Bei nicht datenschutzkonformen KI-Systemen (z. B. frei zugänglichen kommerziellen Tools) gilt das Hochladen von Texten, Dokumenten, Audio- und Bildmaterial als Veröffentlichung - bei urheberrechtlich geschütztem Material kann das ein Verstoss sein.
Die Verantwortung bleibt bei Ihnen. Sie kann nicht an die KI abgegeben werden - wer Inhalte verwendet oder verbreitet, steht dafür ein.

11. Datenschutz-Checkliste

Vor dem Absenden oder Hochladen kurz prüfen:

Keine Daten der Stufen «Vertraulich» oder «Geheim» (Kapitel 1)?
Keine HR-Unterlagen, Arztzeugnisse, Verträge, Finanzdaten oder Protokolle mit Personenbezug?
Personendaten anonymisiert - Namen und Adressen durch Platzhalter ersetzt?
Bei M365-Anbindung: keine Postfächer oder Ordner mit vertraulichen Inhalten auswerten lassen?
Bei Web-Suche: keine Personennamen in der Anfrage?

Und nach der Antwort:

Ergebnis geprüft, bevor es weiterverwendet wird?
Zu 100 % KI-generierte Inhalte gekennzeichnet?

12. Häufige Fragen und Probleme

Der Login klappt nicht. Abmelden, Browser-Fenster schliessen, neu anmelden. Prüfen Sie, ob Sie mit dem richtigen (WKS-)Microsoft-Konto angemeldet sind; ein privates Browserfenster hilft, wenn mehrere Microsoft-Konten im Spiel sind. Bleibt das Problem bestehen: IT-Support.

Darf ich Namen eingeben, wenn der Assistent doch in der Schweiz läuft? Nein. Gemäss Reglement sind Personendaten gegenüber jeder KI zu anonymisieren - auch gegenüber den datenschutzkonformen Schweizer Modellen. Platzhalter verwenden und Namen erst im fertigen Text einsetzen.

Eine Funktion aus dieser Anleitung fehlt bei mir. Rechte werden bei jedem Login neu abgeglichen. Einmal ab- und wieder anmelden. Fehlt die Funktion weiterhin: IT-Support mit Angabe der fehlenden Funktion.

Meine Datei wird nicht angenommen. Format (Kapitel 5) und Grösse (max. 75 MB pro Datei, 150 MB pro Chat) prüfen. Upload-Weg «Für Dateisuche hochladen» verwenden.

Der Assistent findet in meinem Dokument nichts oder zitiert falsch. Bei gescannten Dokumenten kann die Texterkennung an schlechter Scanqualität scheitern. Präziser fragen («in Artikel 12», «im Abschnitt Absenzen»). Zitate immer am Original prüfen.

Die Antwort ist falsch oder erfunden. Das kommt bei Sprachmodellen vor. Nachfragen, korrigieren oder die Aufgabe präziser stellen. Für faktenbasierte Aufgaben eigene Unterlagen mitgeben (Dateisuche) oder die Web-Suche einschalten - und die Quellen prüfen.

Der Assistent antwortet nicht oder zeigt einen Fehler. Neuen Chat starten oder einen anderen Assistenten wählen. Guthaben prüfen. Tritt der Fehler wiederholt auf: IT-Support mit Zeitpunkt und Assistent.

Wie lösche ich meine Daten? Chats löschen Sie in der linken Seitenleiste, Memories im Seitenpanel. Hochgeladene Dateien verwalten Sie über die Dateiübersicht im Seitenpanel.

Ich möchte einen eigenen Agent, z. B. für einen wiederkehrenden Prozess. Das Erstellen von Agents ist an die Rolle «Agent-Autor» gebunden, die personenscharf vergeben wird. Wenden Sie sich mit Ihrer Idee an den IT-Support: Entweder erhalten Sie das Autoren-Recht, oder ein Agent-Autor setzt die Idee um. Ein fertiger Agent wird von der Administration geprüft und freigegeben und erscheint dann im Dropdown unter «Agents».

Erstellt unter Einsatz von KI-Sprachmodellen und redaktionell geprüft.